Marchés publics, mode d’emploi
Vous êtes chef d’entreprise et vous recherchez des opportunités de croissance ? Osez la commande publique !
Ce document a été réalisé pour vous, pour mieux comprendre les marchés publics dans notre région Sud Provence-Alpes-Côte-d’Azur et « tord le cou » de quelques idées reçues à propos de la commande publique. Suivez le guide…
Les appels d’offres publics : plus simples que ce que vous pensez
La commande publique représente des opportunités de croissance pour toutes les entreprises, qu’elles soient petites, moyennes, ou grandes. Y répondre peut-être un processus long, complexe et à l’issue incertaine. De nombreuses idées reçues circulent d’ailleurs à ce sujet, qui méritent quelques éclairages. Il serait dommage de passer à côté d’une opportunité pour vos entreprises ! Que nous allons éclaircir dans ce guide.
IDÉE REÇUE N° 1 : La réponse à un appel d’offres est complexe
Avec le « marché public simplifié » (MPS) et bientôt le Document Unique de Marché Européen (DUME), plusieurs mesures allègent les procédures.
Ces nouveaux services permettent à une entreprise de répondre à un marché public avec son seul numéro de SIRET, et ainsi de pas avoir à fournir plusieurs fois les mêmes pièces à chaque réponse à appel d’offre. Plus simple, plus agile, plus efficace.
IDÉE REÇUE N° 2 : Les marchés publics sont réservés aux grands groupes
La commande publique française se chiffre chaque année en dizaines de milliards d'euros. Les montants des marchés publics sont très variables, donnant l’opportunité aux entreprises, toutes tailles confondues, d’y répondre. En 2013, selon le recensement de l’observatoire économique de l’achat public, la part des PME dans la commande publique était seulement de 25 % en valeur alors que leur part dans le PIB est de 45 %. De nombreux dispositifs permettent pourtant de renforcer l’accès des PME aux marchés publics : allotissement (fractionnement du marché en plusieurs lots distincts), simplification des formalités de candidature, dématérialisation, promotion des groupements d’entreprises, pratique du « sourcing », politique d’achat pour les PME innovantes. Selon le montant du marché ou les capacités techniques de l’entreprise, celle-ci pourra candidater seule ou en groupement, multipliant ainsi ses chances de remporter le marché.
IDÉE REÇUE N° 3 : Mon domaine est trop spécifique
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les marchés publics couvrent tous les domaines des prestations de produits et services (dans des secteurs aussi variés que les arts de la table, les services de traduction, ou encore la rénovation de monuments historiques). Afin d’instaurer la plus large et juste concurrence entre les entreprises et leur permettre, quelle que soit leur taille, d’accéder à la commande publique, l’allotissement est érigé en principe. Ainsi, tous les marchés doivent être passés en lots séparés, lorsque leur objet permet l’identification de prestations distinctes : pour une prestation de nettoyage, par exemple, on pourra avoir un lot nettoyage moquette spécifique à côté d’un lot nettoyage des sanitaires.
Comment candidater à un marché public ?
En France, les marchés publics sont encadrés par l'ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 et le décret n° 2016-360 du 25 mars 2016. Ces textes régissent les droits et devoirs de chacun mais protègent avant tout les entreprises et les acheteurs publics à travers trois grands principes :
- Liberté d’accès à la commande publique
- Égalité de traitement des candidats
- Transparence des procédures
Le respect de ces principes permet d’assurer la bonne utilisation de l’argent public. Il est impératif pour tout acheteur public de toujours garder à l’esprit ces principes fondamentaux qui sont liés à toute la procédure de passation des marchés publics.
Où se renseigner sur les appels d’offres ?
Toute entreprise (fournisseur de produits ou prestataire de services) souhaitant répondre aux marchés publics doit d’abord passer par une phase de recherche des avis de marchés publiés par les organismes publics. L’accès à l’information est facilité par l’existence ou non d’une publicité obligatoire. Selon les types de marchés et leur valeur estimée, les organismes publics doivent donner une publicité plus ou moins importante à leurs avis de marché pour garantir aux entreprises un accès équitable à l’information.
La Région Sud Provence-Alpes-Côtes d’Azur met à disposition des entreprises son portail SUD Marchés Publics qui présente l’ensemble des avis de tous les acheteurs publics de la Région. Un point d’accès unique qui évite aux entreprises les recherches fastidieuses sur les profils acheteurs de chaque acheteur public.
Ce que contient un appel d’offres
Dans le cadre de la procédure formalisée, plusieurs types de documents sont contenus dans l’appel d’offres :
L’AVIS D’APPEL À LA CONCURRENCE
L’avis d’appel à la concurrence récapitule les informations essentielles relatives au marché. L’entreprise doit principalement porter son attention sur :
• l’objet du marché
• la date limite de remise des offres
• le lieu d’exécution
• la procédure de passation choisie par l’acheteur
LE DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES (DCE)
Les documents nécessaires pour répondre à l’appel d’offres sont dans le dossier de consultation qui est à télécharger sur la plateforme des acheteurs. Le DCE comprend généralement :
• le règlement de consultation (R.C.) ;
• le cahier des clauses administratives particulières (C.C.A.P.) ;
• le cahier des clauses techniques particulières (C.C.T.P.) ;
• l’acte d’engagement (A.E.) et ses annexes.
Dès la connexion sur le « profil d’acheteur », il convient de télécharger le dossier en renseignant son identité afin d’être informé de toute modification des éléments du dossier.
LE RÈGLEMENT DE CONSULTATION DES ENTREPRISES
Contenu dans le dossier de consultation des entreprises, c’est le document fondamental. Il fixe toutes les règles de passation du marché :
• Allotissement ou non (marché unique, marché global…)
• Variante autorisée ou non
• Tranche conditionnelle ou non
• Contenu du dossier de candidature ou du dossier administratif
• Contenu de l’offre
• Critères de jugement et pondération
• Coordonnées du responsable administratif et technique en charge de la consultation.
Comment répondre à une consultation ?
Les documents et renseignements exigibles lors de la candidature
Ils se répartissent généralement en 2 groupes de documents
1- La candidature :
Le dossier de candidature permet à l’entreprise d’assurer à l’acheteur public qu’il sera en capacité d’exécuter le marché dans le cas où il serait retenu dans le cadre de l’appel d’offres.
L’entreprise candidate doit fournir :
• Les pièces exigées dans le dossier de consultation des entreprises ;
• Les renseignements permettant d’apprécier les capacités professionnelles, techniques et financières de l’entreprise (chiffre d’affaires global, effectifs et équipements techniques, références ou certificats de qualification professionnelle) ;
• Des attestations sur l’honneur qui permettent de justifier que l’entreprise et/ou ses dirigeants sont en règle en matière fiscale et sociale.
De nombreux formulaires pré-imprimés peuvent faciliter la candidature des entreprises : ils sont téléchargeables sur la page http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-marches-publics
2- L’offre :
L’entreprise candidate doit accompagner sa candidature d’une offre qui est la réponse technique et financière qu’elle propose.
• La remise d’une offre de base doit être conforme à l’objet du marché.
• La remise d’une offre avec variante si elle est autorisée, permet à une entreprise candidate de faire valoir une réponse innovante au besoin exprimé ou de proposer des solutions nouvelles et inhabituelles que l’acheteur public n’avait pas imaginées.
BON À SAVOIR
La pondération des critères de sélection et l’information des candidats évincés
Tous les critères choisis par l’acheteur public n’ont pas la même importance. Ils doivent être pondérés, ou à défaut hiérarchisés au moyen d’un pourcentage ou d’un coefficient. Ces coefficients appliqués à chaque note aboutissent à une note globale pour chaque candidat, et à un classement des candidats en fonction de leur note globale. L’offre retenue sera celle du candidat ayant la meilleure note. En cas de désistement de sa part, celui situé en 2e position sera choisi. Une fois le choix de l’offre effectué par l’acheteur public, le candidat pressenti doit, pour être définitivement retenu, fournir une copie des pièces et certificats exigés par l’acheteur public. Préalablement à l’attribution du marché, l’acheteur public doit informer les candidats évincés du rejet de leur offre. Sur demande, l’entreprise peut obtenir les motifs de ce rejet et certaines informations sur l’offre retenue.
Soyez très vigilant sur la part accordée à chaque critère dans l’appel d’offres.
Comment déclencher le paiement si vous êtes titulaires d’un marché ?
La certification du « service fait »
L’engagement juridique est l’acte par lequel l’État crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une dépense.
Le « service fait »
Le « service fait » rend compte d’un processus de vérification de l’exécution des prestations. Ce processus comporte deux étapes, éventuellement concomitantes, qui suivent la livraison et précèdent généralement la facturation.
Délais de paiement
Après certification du service fait, le délai global de paiement d’un contrat de la commande publique (marché public, concessions) ne peut excéder 30 jours pour tous les acheteurs publics, à compter de la réception de la facture.
Calendrier d’obligation de facturation électronique
L’ordonnance du 26 juin 2014 définit le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs :
- 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et leurs filiales, et les personnes publiques ;
- 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés) ;
- 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) ;
- 1er janvier 2020 : obligation pour les très petites entreprises (moins de 10 salariés).
Cette disposition généralise par ailleurs aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics, l’obligation faite à l’État d’accepter les factures électroniques.
Que faire en cas de désaccord avec l’acheteur ?
En cas de difficulté dans le cadre de l'exécution d’une commande publique, notamment lorsque le dialogue entre l’acheteur public et le fournisseur est rompu, et/ou qu’un désaccord persiste, le Médiateur des entreprises est compétent et peut vous aider !
Saisissez-le le plus tôt possible, et n’attendez surtout pas que la situation devienne critique pour votre entreprise. Son service est gratuit et il permet de trouver des solutions.
Après avoir déposé en ligne une saisine sur www.mediateur-des-entreprises.fr, un médiateur délégué prend rapidement contact avec vous afin de rapprocher les parties et vous aider à élaborer vous-même, par le dialogue retrouvé avec votre partenaire commercial, des solutions viables et pérennes.
Un dispositif de 20 médiateurs nationaux délégués et 45 médiateurs régionaux est à votre écoute dans toute la France.